Formato de orden de compra en excel

Dado que las órdenes de compra enumeran bienes o servicios junto con información de precios y envío, a menudo se parecen a las facturas. Sin embargo, los vendedores envían facturas para indicar los pagos adeudados, mientras que los compradores envían órdenes de compra para iniciar una compra. 

Los compradores y vendedores utilizan una orden de compra para crear un acuerdo, que puede ser para un pedido único o un ciclo de compra continuo.  

La plantilla con el  formato de orden de compra en Excel brinda el beneficio de cálculos automáticos para agregar subtotales de artículos y el costo total general. Independientemente del formato que elija, una orden de compra generalmente incluye los siguientes detalles:

• Un número de orden de compra y una fecha de emisión para el seguimiento.
• Información de la empresa, incluida la información de contacto tanto del solicitante como del proveedor
• Detalles de las notas de pedido, como números de artículo, descripciones, costos y cantidades necesarias
• Instrucciones de envío, que pueden incluir un punto de envío gratuito a bordo (FOB) o el punto en el que el comprador asume la responsabilidad de los costos de envío
• Firmas de autorización para aceptar el pedido acordado, incluidos los términos y condiciones

Una vez que crea una orden de compra, la envía a un proveedor por correo electrónico. Si está utilizando este formato de orden de compra en excel, guarde su pedido completo como un archivo PDF para proporcionar a los proveedores un formulario de pedido imprimible o packing list en excel. Esto también puede ayudar a aumentar la eficiencia y agilizar el proceso de compra.

Partes de una orden de compra

Esta plantilla incluye números de pedido de compra y de cliente para seguimiento, detalles del proveedor, información de envío y una lista detallada de productos.

 Ingrese un número de identificación, la cantidad y el costo de cada artículo que se solicita, y la plantilla calculará los subtotales y el costo total general, incluidos los impuestos y los gastos de envío. También hay espacio para agregar comentarios o instrucciones, y puede adjuntar términos y condiciones más extensos según sea necesario.

Pasos para crear una orden de compra en una empresa

El flujo o ciclo del proceso de pedido de compra difiere de un negocio a otro y, a veces, un negocio puede seguir un proceso de pedido diferente para diferentes productos. Las empresas son libres de diseñar un proceso que se adapte a sus necesidades comerciales.

Veamos el flujo completo del proceso de la orden de compra:

• El proceso comienza con una cotización y luego el registro de los detalles básicos de las órdenes de compra y la creación de la solicitud para su aprobación interna.
• Luego, la solicitud debe ser aprobada por un gerente o el departamento de finanzas o cualquier otro oficial requerido antes de que se cree la orden de compra y se envíe al proveedor.
• El vendedor o proveedor es automáticamente notificado e invitado a revisar la orden de compra.
• El proveedor acepta el pedido o lo rechaza, en cuyo caso debe proporcionar un motivo y enviarlo de vuelta al comprador.
• En caso de que el vendedor acepte el pedido y se confirme la fecha de entrega, los detalles finales se envían al departamento de recepción.
• Los próximos pasos implican la recepción de bienes, la verificación física de los bienes, la recepción de la factura y el pago al proveedor dentro de los términos acordados.

Como se mencionó, el proceso de pedido seguido por el negocio difiere entre sí. Es posible que elija no tener ciertos pasos como se ilustra en función de las necesidades comerciales.

Aquí esta su archivo de orden de compra.