Informe de Gastos en excel

Un informe de gastos en Excel es un formulario de reembolso que utiliza una empresa para realizar un seguimiento de sus gastos comerciales. Le ayuda a realizar un seguimiento de los gastos comerciales para el viaje de negocios de un empleado, un departamento en particular o cualquier proyecto para una empresa. Proporciona un seguimiento rápido de los gastos y la documentación pertinente.

Plantilla de informe de gatos en excel

La creación de plantilla de informe de gastos en excel requiere un método completo de redacción de informes que pueda identificar el movimiento financiero de una entidad dentro de un período de tiempo específico. 

Un informe de gastos en excel puede ser un  informe mensual , un informe trimestral o incluso un informe anual. Es muy esencial que los informes de gastos muestren completamente los gastos de una entidad y cómo se han utilizado estos gastos.

Dado que un informe de gastos en excel puede ser difícil de crear, especialmente en términos de formato, aqui puede descargar plantillas gratuitas de informes de gastos en excel en este enlace. 

¿Por qué se crea un informe de gastos?

Los empleados crean informe de gastos en excel por diversas razones. Algunos de los propósitos de un informe de gastos incluyen los siguientes:

• Puede deberse a un reembolso que la empresa necesita pagar a los empleados. Algunos informes de gastos son creados por empleados que tuvieron que proporcionar el dinero para actividades inesperadas relacionadas con el negocio que no formaban parte de las plantillas de presupuesto reales . Esto solo puede aplicarse si el departamento de finanzas y contabilidad de la empresa ha acordado el reembolso.

• Se puede utilizar para registrar cómo los empleados administraron el presupuesto que les dio la empresa para preparar o implementar ciertas actividades, como eventos corporativos, planificación de programas, capacitación y similares. Esto lo puede hacer el jefe de la actividad o el supervisor del departamento o división donde se le ha encomendado el presupuesto.

• También pueden ser los gastos de la empresa para proyectos específicos y emprendimientos comerciales como viajes corporativos. Los informes de gastos de viaje  se comparan comúnmente con la propuesta inicial de gastos de viaje para ver si se ha seguido el presupuesto aprobado.

Tener un informe completo de gastos es realmente esencial. Si va a crear uno de este documento, asegúrese de conocer todos los elementos que hemos enumerado anteriormente.

Cómo crear un informe de gastos

Aunque hay una variedad de informes de gastos, los pasos para crear cada uno de ellos son casi los mismos. Puede crear un informe de gastos en Excel siguiendo estos elementos:

• Cree plantillas de ejemplos de informe de gastos en excel. También puede descargar la plantilla disponibles en esta publicación para que pueda tener más referencias.
• Identifique el tipo de informe de gastos que creará.
• Sea específico sobre el marco de tiempo en el que evaluará los gastos de una entidad. Puede ser un informe de gastos diario o incluso un  informe anual . Esto varía específicamente según las necesidades de la entidad a la que se dirige el informe de gastos.
• Reúna todos los elementos que deben incluirse en un informe de gastos, que son los siguientes:
  • Las fechas en las que se ha realizado un gasto
  • El tiempo de duración de varios gastos entre sí.
  • La cantidad total de un gasto en particular.
  • El propósito por el cual ocurrió un gasto
  • El tipo de gastos que existieron en períodos de tiempo específicos.
• Tener una conclusión de los gastos que se están realizando. También puede proporcionar recomendaciones y comparaciones con informes de gastos anteriores si es necesario.

Beneficios de crear informes de gastos precisos

Los detalles dentro de un informe de gastos en excel deben presentarse bien, obtener las fuentes adecuadas y combinarse con precisión. Es muy importante que un informe de gastos y los  informes financieros  de una empresa se basen en cifras reales, ya que la empresa las necesita para el seguimiento, registro y referencia de gastos.

Algunas razones por las que es esencial crear informes de gastos precisos son las siguientes:

• Un informe de gastos en Excel es una excelente manera de disminuir la carga de trabajo de las personas que necesitan realizar un seguimiento de los gastos de la empresa en una variedad de procesos. Dado que todos los elementos de este ejemplo de informe se presentan bien y ya han sido validados, será fácil recopilar datos que ya están combinados con precisión.

• Un informe de gastos preciso puede asegurar que la empresa no necesite desembolsar costos adicionales por los procesos de revisión de los informes de gastos varias veces. Un informe de gastos debe proporcionar todos los detalles específicos y exactos que necesita la empresa para que haya menos necesidad de realizar más auditorías debido a las inconsistencias.

• Una vez que el balance financiero ha sido ingresado y alineado con las cuentas del negocio y los informes realizados, se puede concluir que la empresa paga los montos adecuados para transacciones particulares necesarias para las operaciones. Por lo tanto, habrá un flujo fluido de transferencias financieras y registros en caso de que se presente un informe de gastos preciso.