Plan de acción: Descargar plantilla en excel

Un plan de acción es una lista de verificación de los pasos o actividades que debe realizar para lograr las metas que estableció. Es una parte integral del proceso de planificación estratégica y ayuda a mejorar la planificación del trabajo en equipo.

Los planes de acción no solo son útiles en la gestión de proyectos, sino que también pueden ser utilizados para diseñar una estrategia para lograr sus objetivos personales.

Cómo desarrollar un plan de acción

Aparentemente, crear un plan de acción de una empresa parece bastante fácil, pero hay varios pasos importantes que debe abordar con cuidado para aprovecharlo al máximo.

A continuación, se explica cómo redactar un plan de acción en 6 pasos.

1) Defina su objetivo final: si no tiene una idea clara de lo que quiere hacer y lograr, el fracaso será inevitable. Entonces, el primer paso es escribir un objetivo final definido.

2) Enumere los pasos a seguir: Ahora su objetivo está claro, pero ¿Qué debe hacer exactamente para lograrlo? Aquí es donde crea una lista inicial aproximada de todas las tareas que deben cubrirse, las fechas de vencimiento y las personas responsables. Es importante que todo el equipo esté involucrado en este paso para que todos estén informados de sus roles y responsabilidades en el proyecto. Si algunas tareas son demasiado grandes y complejas, se pueden dividir en tareas más pequeñas que son más fáciles de realizar y administrar.

3) Priorice las tareas y agregue fechas límite: es hora de reorganizar su lista priorizando las tareas para que algunas asignaciones no bloqueen otros procesos. También es hora de agregar fechas límite, asegurándose de que sean alcanzables. A veces, en estos casos, puede ser beneficioso hablar directamente con la persona responsable de realizar la tarea para comprender sus verdaderas capacidades antes de decidir una fecha límite.

4) Establezca hitos: los hitos se pueden considerar como mini-metas que conducen a su objetivo principal. El beneficio de agregar hitos es que les da a los miembros del equipo un sentido de expectativa y los ayuda a mantenerse motivados.

5) Identifica los recursos requeridos: Antes de comenzar tu proyecto, es fundamental asegurarte de que tienes todos los recursos necesarios para completar tus tareas y si no están disponibles actualmente, haz un plan para adquirirlos incluyendo un presupuesto operativo.

6) Visualice el plan de acción. El propósito de este paso es crear algo que todos puedan entender de un vistazo y que se pueda compartir con todos. Independientemente de que el plan adopte la forma de un diagrama de Gantt, lo más importante es que comunique claramente los elementos identificados hasta el momento: actividades, líderes de tareas, hitos, recursos, etc..

7) Monitorear, medir y actualizar: Aquí evaluará su progreso de forma regular. Puede marcar las tareas completadas, llamando la atención sobre cómo progresó hacia la meta. Esto también destacará las actividades pendientes o retrasadas, en cuyo caso debe comprender el motivo y encontrar las soluciones adecuadas. Luego, el plan se actualizará en consecuencia.

Plantilla de plan de acción en Excel 

La plantilla del plan de acción es un documento de planificación útil porque proporciona un marco para pensar de manera pragmática sobre cómo hacer el trabajo de manera eficiente y eficaz. El uso de un plan ayuda a ordenar los pasos de acción del proyecto de una manera lógica y se asegura de no descuidar una tarea crítica en el camino.

Las plantillas de planes de acción facilitan el proceso de planificación del proyecto porque incluyen todos los campos esenciales para un plan.

Cuando termine de completar su plantilla de plan de acción, todos los objetivos, pasos de acción y tareas se presentan en un solo lugar. Esto ayuda al líder del proyecto a asignar o contratar tareas, así como también a anotar los niveles de prioridad.

Sería casi imposible planificar un proyecto, grande o pequeño, si no escribe un formato de un plan que le permita registrar el tiempo y los recursos necesarios para realizar el trabajo. 

Cómo utilizar la plantilla de elementos de acción

Nuestra plantilla gratuita para Excel es fácil de usar y tiene todos los campos que necesita completar para asegurarse de capturar y completar sus tareas. También es completamente personalizable, por lo que puede agregar o eliminar lo que necesita o no necesita.

Proyecto: En la parte superior de la plantilla identifica el proyecto, describe el nombre del proyecto y anota quién es el administrador. La información es importante para ayudar a rastrear el trabajo, especialmente si su organización está trabajando en un programa o cartera de proyectos.

Detalles del elemento de acción o tareas: se encuentra en la primera columna debajo de la información del proyecto. Se divide en una fila para cada uno de los elementos de acción. 

Responsable: A continuación, hay espacio para identificar a quién se asigna el elemento de acción. Esta es la persona encargada de completar el trabajo. Puede agregar el departamento para el que trabajan, lo que es especialmente útil si se encuentra en una organización grande.

Prioridad: Aquí puede agregar el tipo de prioridad ya sea alta o baja, para que sepa qué tarea deben realizarse de inmediato.

Estado: Donde agrega el estado en que se encuentra la tarea ya sea finalizada, en curso, no iniciada

Inicio: fecha en que tiene programado empezar la tarea.

final: Fecha en que tiene programado finalizar la tarea.

Notas: Las siguientes columnas tratan sobre cualquier problema que pueda surgir durante la ejecución de la tarea. Siempre hay riesgo y aquí es donde capturarlo. 

¿Quién usa y actualiza la plantilla del plan de acción?

El director del proyecto está a cargo de crear el plan de acción, realizar un seguimiento de su progreso y asegurarse de que todo el equipo del proyecto esté actualizado. Sin embargo, el plan en sí tiene miembros individuales del equipo asignados a cada paso y elemento de acción, que son responsables de completar.

Por lo general, el director del proyecto define los objetivos, los pasos de acción, las tareas, las fechas de vencimiento y los niveles de prioridad. Pero los proyectos más grandes tienen más personal y allí un coordinador del proyecto u otro personal podría ser responsable del plan.

Quien complete la plantilla del plan de acción, el gerente del proyecto tendrá la última palabra y tendrá la autoridad para actualizarla a medida que cambien los planes.

Sin embargo, un plan de acción no es algo grabado en piedra. A medida que su organización crezca y las condiciones cambien, deberá revisarla y ajustarla para satisfacer sus necesidades más recientes.

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