Filtros en Excel: Trucos y ejemplo

Los filtros en Excel son una de las herramientas más poderosas para analizar y gestionar grandes volúmenes de información. Ya seas un profesional que trabaja con bases de datos extensas o un estudiante organizando información académica, aprender a aplicar filtros te permitirá ahorrar tiempo y aumentar tu productividad significativamente.

En esta guía completa, exploraremos todo lo que necesitas saber sobre el filtrado en Excel, desde los conceptos básicos hasta técnicas avanzadas.

¿Qué son los Filtros en Excel?

Los filtros en Excel, también conocido como Autofiltro, es una forma rápida de mostrar solo la información relevante en un momento dado y eliminar todos los demás datos de la vista. 

Puede filtrar filas en hojas de cálculo de Excel por valor, formato y criterio. Después de aplicar un filtro, puede copiar, editar, representar en gráficos o imprimir solo las filas visibles sin reorganizar la lista completa.

Como agregar filtros en Excel

Para que Autofiltro Excel funcione correctamente, su conjunto de datos debe incluir una fila de encabezado con los nombres de las columnas como se muestra en la captura de pantalla a continuación:

3 formas de activar la pestaña de filtros en Excel

Método 1: Colocar filtro en excel desde la pestaña Datos

En la pestaña Datos , en el grupo Ordenar y filtrar , haga clic en el botón Filtro .

Método 2: Desde la pestaña Inicio

En la pestaña Inicio , en el grupo Edición , haga clic en Ordenar y filtrar > Filtrar .

Método 3: Atajo de teclado

Utilice el acceso directo de para colocar filtro en excel o desactivar los filtros:

Ctrl + Mayús + L

Independientemente del método que utilice, las flechas desplegables aparecerán en cada una de las celdas del encabezado:

Cómo aplicar el filtro en Excel

Una flecha desplegable en el encabezado de la columna significa que se agregó el filtrado, pero aún no se aplicó. Cuando pasa el cursor sobre la flecha, aparece una sugerencia en pantalla (Mostrando todo).

Insertar Filtro Básico

Para filtrar datos en Excel, haga lo siguiente:

1. Haga clic en la flecha desplegable de la columna que desea filtrar.
2. Desmarque la casilla Seleccionar todo para deseleccionar rápidamente todos los datos.
3. Marque las casillas junto a los datos que desea mostrar y haga clic en Aceptar.

Por ejemplo, así es como podemos filtrar datos en la columna Región para ver las ventas solo para Norte y Sur :

Tipos de filtros de número en Excel

Excel incluye algunos filtros en su programa base. Los filtros para una columna de celdas incluyen:

• Igual: esta opción de filtro muestra todos los datos con el mismo valor exacto que los criterios que ingresa en el filtro.
• No es igual: Esta opción muestra todos los datos que tienen un valor diferente al criterio que ingresas en el filtro.
• Mayor que: Usar esta opción le permite mostrar todos los datos que tienen un valor superior al criterio que ingresa en el filtro.
• Mayor o igual a: esta función muestra todos los datos que tienen exactamente el mismo valor o un valor mayor que los criterios que ingresa en el filtro.
• Menos que: Al seleccionar esta opción se muestran todos los datos que tienen un valor inferior al criterio que ingresas en el filtro.
• Menor o igual a: esta opción de filtro muestra todos los datos que tienen el valor exacto o un valor inferior al criterio que ingresa en el filtro.
• Entre: El uso de esta opción le permite mostrar todos los datos que tienen un valor entre dos criterios que ingresa en el excel filtro.
• Top 10: esta opción de filtro muestra los 10 valores más grandes en el rango seleccionado según los datos que ingresa.
• Por encima del promedio: esta opción muestra valores que son superiores al promedio del rango que seleccione según los datos que ingrese.
• Por debajo del promedio: esta opción de filtro muestra valores que son inferiores al promedio del rango de datos seleccionado según lo que ingresa.
• Filtro personalizado: muestra valores basados ​​en criterios únicos que ingresa después de elegir esta opción y el rango que selecciona.

Cómo Crear Filtros Personalizado en Excel

Los filtros personalizados en excel te permiten establecer condiciones específicas más allá de la simple selección de valores. Para crear filtro en excel personalizado:

1. Activa los filtros automáticos como se describió anteriormente
2. Haz clic en la flecha del filtro de la columna deseada
3. Selecciona «Filtros de número» o «Filtros de texto» según el tipo de datos
4. Elige «Filtro personalizado» y configura tus criterios específicos

El filtro personalizado en excel es especialmente útil cuando necesitas filtrar por rangos de valores, como «mayor que 1000» o «contiene la palabra». Esta es una de las aplicaciones más poderosas para aplicar filtros excel con precisión.

Cómo aplicar filtros por color en Excel

Excel permite filtrar datos según su apariencia visual, como color de celda, color de texto o iconos, lo que facilita identificar información importante rápidamente.

Pasos para filtrar por color

1. Activa los filtros (Ctrl + Shift + L)
2. Haz clic en la flecha de la columna
3. Selecciona Filtrar por color
4. Elige una opción:
   • Color de celda
   • Color de texto
   • Iconos

Excel mostrará únicamente las filas que coincidan con ese formato.

Tip: Este tipo de filtro es muy útil cuando utilizas formato condicional, ya que te permite analizar datos visualmente sin revisar toda la tabla.

Cómo usar filtros avanzados en Excel

Los filtros avanzados te permiten aplicar criterios más complejos, como:

• Filtrar con múltiples condiciones
• Extraer resultados en otra tabla
• Usar fórmulas como criterio

Esto es ideal para análisis más profesionales.

Cómo borrar el filtro en excel

Después de aplicar un filtro a una determinada columna, es posible que desee borrarlo para que toda la información sea visible nuevamente o filtrar sus datos de una manera diferente

Para borrar un filtro en una columna determinada, haga clic en la ficha Datos y luego en el grupo ordenar y filtrar el comando borrar.

Errores comunes al usar filtros en Excel

Para evitar problemas al aplicar filtros, ten en cuenta estos errores frecuentes:

No usar encabezados
Sin títulos en las columnas, Excel no podrá aplicar correctamente los filtros.

Dejar filas o columnas vacías
Los espacios en blanco pueden romper el rango de datos y hacer que el filtro no funcione bien.

Mezclar tipos de datos
Combinar números, texto o fechas en una misma columna puede generar resultados incorrectos.

No seleccionar toda la tabla
Si no incluyes todos los datos, el filtro se aplicará de forma incompleta.

Consejo: Antes de aplicar filtros, asegúrate de que tu tabla esté bien organizada y sin errores para obtener resultados precisos.

Preguntas frecuentes

1. Cómo agregarlos en Excel?

Los pasos para agregar filtros en Excel se enumeran a continuación:

•  Asegúrese de que aparezca una fila de encabezado encima de los datos, especificando las etiquetas de las columnas.
• Seleccionar los datos sobre los que se van a añadir filtros.
• Agregue filtros mediante cualquiera de los tres métodos indicados.
  o Haga clic en la opción «filtrar» en el menú desplegable «ordenar y filtrar» (sección de edición) de la pestaña Inicio.
  o Haga clic en la opción «filtrar» en la sección «ordenar y filtrar» de la pestaña Datos.
  o Presione las teclas “Shift+Ctrl+L” o “Alt+D+F+F”.

Nota: Tan pronto como se agregan los filtros, aparece una flecha desplegable en el encabezado de la columna en particular.

2. ¿Cómo aplicar filtros a una o más columnas?

Los pasos para aplicar filtros a una o más columnas se enumeran a continuación:

1. Haga clic en la flecha desplegable de la columna que desea filtrar.
2. Desmarque la opción «seleccionar todo», que ayuda a anular la selección de todos los datos.
3. Seleccione las casillas que se mostrarán.
4. Haga clic en Aceptar.»

La flecha desplegable cambia al icono de filtro tan pronto como se aplica un filtro. Cuando se aplican filtros a varias columnas, el icono de filtro aparece en cada una de ellas. Al pasar el cursor sobre el icono de filtro se muestran los filtros que se han aplicado.

Nota: La flecha desplegable en el encabezado de una columna indica que se agregó un filtro. El icono de filtro indica que se ha aplicado un filtro.

Filtrar valores de texto y fecha

Para filtrar valores de texto y fecha, seleccione “filtros de texto” y “filtros de fecha” en las flechas desplegables respectivas.
Los “filtros de texto” permiten filtrar cadenas de texto que contienen caracteres o palabras específicas. En Excel filtro de fecha: permiten filtrar fechas para un año, mes, semana, etc. en particular.

Nota: Los signos «más» y «menos» de los filtros de fecha se utilizan para expandir y contraer los distintos niveles respectivamente.

Conclusión:

Dominar los filtros en Excel es esencial para cualquier profesional que trabaje con datos. Desde los filtros automaticos en excel más básicos hasta los filtros avanzados con varios criterios complejos, cada tipo de filtro tiene su lugar y propósito en el análisis de datos.

La clave está en comprender los 3 tipos de filtros en excel fundamentales y saber cuándo aplicar cada uno. El autofiltro excel es perfecto para búsquedas rápidas y filtrado simple. En excel filtro avanzado brillan cuando necesitas criterios complejos o copiar resultados. Y el filtro dinamico en excel ofrece flexibilidad y automatización para análisis que cambian constantemente.

No importa si estás aprendiendo a insertar filtro en excel por primera vez o buscas perfeccionar tus habilidades con filtros personalizados en excel, la práctica constante es fundamental. Experimenta con diferentes tipos de datos, combina múltiples criterios de filtrado y descubre cómo los filtros en tablas dinamicas pueden transformar tu forma de analizar información.

También Puede Ver: 

• Como Filtrar Datos En Excel
• Filtros avanzados en excel