COSTOS FIJOS Y VARIABLES EN EXCEL

El costo se puede clasificar en varias formas; uno de los métodos más populares es la clasificación según costos fijos y variables. Los costos fijos no cambian con aumentos o disminuciones en las unidades de volumen de producción, mientras que los costos variables fluctúan con el volumen de unidades de producción.

Los costos fijos y variables son términos clave en la contabilidad gerencial, utilizados en diversas formas de análisis de estados financieros.

Costos Fijos son los costos independientes del nivel de producción. Están compuestos generalmente del costo de arrendamiento, edificios, maquinaria, etc.

Ejemplos de costos fijos:

• La depreciación de un vehículo calculada en función de los años de vida útil.
• Cuota mensual por seguro de incendio
• Sueldo base de un vendedor de productos.
• Alquiler de un centro comercial sin componentes variables.

En todos los ejemplos anteriores el coste permanece independiente de que haya o exista un nivel de actividad, es decir si la empresa cierra por vacaciones igualmente deberá asumir estos costes.

Los Costos Variables son aquellos que varían a medida que uno cambia el nivel de producción. En general están compuestos por los salarios, las utilidades, insumos para la producción, etc.

Ejemplos de costos variables:

• El consumo de combustible empleado en un vehículo.
• La depreciación de una maquinaria calculada en función de las horas de funcionamiento.
• Las comisiones de ventas pagadas a un vendedor.
• El alquiler de una dependencia en un centro comercial que tiene un pago en función de las ventas que este realice.

Todos los ejemplos antes mencionados tienen en común que «hay algo que los hace variar», en el caso del consumo del combustible varía en función de los kilómetros recorridos, la depreciación en función de las horas empleadas, las comisiones en función de las ventas realizadas al igual que el alquiler de la dependencia en el centro comercial.

Función de los Costos en una empresa

Estos cálculos son de gran importancia para el manejo financiero de una empresa porque permite llevar un control más estricto de los gastos. Esto significa que teniendo estos datos a mano se pueden tomar ciertas decisiones financieras de ser necesario. Este cálculo es fundamental para ciertas cosas como por ejemplo:

• Determinar precios de productos y servicios
• Calcular descuentos y promociones
• Determinar porcentajes de rentabilidad de un negocio
• Cambio de proveedores
• Detallar los gastos de la empresa
• Mantener la contabilidad general

El mantener un control sobre los Costos Fijos y Variables de una empresa es un vital recurso financiero que le permite a los departamentos mantener un control sobre en qué se está gastando el dinero que se produce.

La plantilla de Excel para el Cálculo de Costos Variables y Fijos le permite obtener las distintas métricas de costo ingresando los datos requeridos.

Características de la plantilla

• Se debe ingresar los costos actuales a la producción, así como el precio
• Obtiene los ingresos y costos totales asociado a las unidades actuales producidas
• Posee un simulador para ver el total de ingresos y costos con diferentes niveles de cantidad producida, así como un gráfico que muestra los resultados.

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Por qué es importante distinguir entre costos fijos y variables 

Como posible inversor, ser capaz de establecer la diferencia entre los costos fijos y variables de una empresa puede ayudarle a realizar otros dos cálculos clave: el punto de equilibrio de una empresa y la identidad de las economías de escala.

Una vez que conozca los costos fijos y variables de una empresa, es posible determinar el precio que una empresa debe alcanzar para mantener la rentabilidad. Esto se logra realizando la fórmula de análisis de equilibrio: 

Costos fijos / precio – costos variables = volumen necesario para alcanzar el punto de equilibrio 

La fórmula proporciona información sobre la estructura de precios de una empresa y también puede proporcionar una idea de cuántas unidades más necesitaría vender una empresa si sus costos variables aumentaran debido a una expansión ambiciosa.

También existe la oportunidad para que los posibles inversores hagan pronósticos básicos sobre las ganancias proyectadas de una empresa durante el año comercial actual. Esto es beneficioso si se trata de una empresa que paga dividendos periódicamente a los accionistas. 

Una vez que se tienen una idea clara de los gastos fijos y variables de una empresa, estas cifras también se pueden manipular para descubrir sus economías de escala. Es posible determinar el punto óptimo de las finanzas de una empresa, donde el aumento de la producción cumple con los costos fijos distribuidos en una mayor cantidad de artículos. 

En última instancia, al dominar los costos fijos y variables de una empresa, se puede obtener una visión inmediata de la estructura de costos de una empresa y tomar decisiones claras y racionales basadas en la probable rentabilidad a corto y largo plazo de un negocio. 

Reflexiones finales

Útil tanto en contabilidad financiera como administrativa, los costos fijos y variables impactan sus estados financieros. No hay forma de calcular los ingresos antes de impuestos de su negocio o incluso determinar el flujo de caja sin tener en cuenta estos costos.