CAJA CHICA: ARQUEO EN EXCEL

La Caja chica es un fondo establecido para hacer pequeños pagos que no son prácticos para pagar con cheque. Algunos ejemplos son el franqueo adeudado, el reembolso a los empleados por pequeñas compras de suministros de oficina y numerosos artículos similares. El establecimiento de un sistema haciendo un cheque en efectivo, cobrándolo y colocando el dinero en efectivo en una caja pequeña.

Deben establecerse políticas con respecto a los gastos apropiados que pueden pagarse con dinero en efectivo. Cuando se realiza un desembolso del fondo, se debe colocar un recibo en la caja chica.

El recibo debe establecer el importe y la naturaleza de los gastos. Los recibos se conocen como vales en efectivo. En cualquier momento, los ingresos más el efectivo restante deben ser iguales al saldo del fondo en efectivo menor (es decir, la cantidad de efectivo originalmente depositada en el fondo).

Gastos típicos en caja chica

La mayoría de las pequeñas empresas gastan su pequeño dinero en cosas como:

• Suministros de oficina
• Café y aperitivos
• Franqueo
• Combustible y aparcamiento para viajes de trabajo
• Reembolsos a empleados por pequeños gastos
• Cualquier otro gasto impredecible que sea demasiado pequeño para escribir un cheque para

Modelo de formato de arqueo de caja chica en Excel

En la primera parte debe completar los datos de la empresa, fecha y responsable; así como asignar la gerencia y departamento al cual pertenece la caja chica.  Luego viene el resumen de los gastos divido en billetes y monedas.

Utilizando Excel para el Arqueo de Caja Chica

Paso 1: Preparación de la Hoja de Cálculo

El primer paso en el proceso de arqueo de caja chica en Excel es preparar una hoja de cálculo adecuada. Esto implica crear columnas para registrar la fecha de la transacción, el concepto, el monto de ingreso, el monto de egreso y el saldo actual de la caja chica. La estructura clara y organizada de la hoja de cálculo es fundamental para facilitar el proceso de arqueo y la revisión de los registros financieros.

Paso 2: Registro de Transacciones

Una vez que la hoja de cálculo está lista, se procede a registrar todas las transacciones que involucran la caja chica. Esto incluye ingresos como ventas en efectivo, reembolsos, y egresos como compras de suministros, pagos a proveedores, entre otros. Cada transacción se registra en la hoja de cálculo con la fecha correspondiente, una descripción del concepto y el monto de ingreso o egreso.

Paso 3: Cálculo del Saldo

Después de registrar todas las transacciones, se calcula el saldo actual de la caja chica después de cada transacción. Esto se hace restando los egresos de los ingresos y el saldo anterior. Este proceso se repite para cada transacción registrada, lo que permite mantener un seguimiento preciso del saldo de la caja chica en todo momento.

Paso 4: Arqueo y Comparación

Al final de un período determinado, como el final de la semana o el mes, se realiza el arqueo de caja chica. Esto implica contar físicamente el efectivo en la caja y compararlo con el saldo registrado en la hoja de cálculo de Excel. Si los dos coinciden, el arqueo está cuadrado y los registros financieros son precisos. Sin embargo, si hay una discrepancia entre el efectivo físico y el saldo registrado, se deben realizar investigaciones adicionales para identificar y corregir cualquier error o discrepancia.

Seguimiento de caja chica

Una persona, el “custodio” de la caja chica, es responsable de rastrear los fondos desembolsados ​​y reponer el fondo cuando sea necesario. Algunas empresas exigen recibos para los desembolsos para detallar cómo se gastó el dinero y quién lo gastó. Algunos usan solo un registro de pago, en todo caso. El nivel de sofisticación para el seguimiento de los gastos suele estar en línea con otros procedimientos de la empresa.

Debido a que pude haber exceso, las empresas a menudo requieren una cierta cantidad de informes y control al momento de la contabilidad . Los pasos para minimizar el abuso incluyen limitar la cantidad que se puede desembolsar de la caja chica, exigir recibos y auditorías mensuales por parte de una persona responsable que no sea el custodio.

Cuando el fondo se agota, el custodio le pide a la persona apropiada que cambie un cheque por caja chica. El contador generalmente realiza un seguimiento del flujo de efectivo en el sistema atribuyéndolo a una cuenta del libro mayor general denominada «caja chica».

Los errores que debes evitar

De vez en cuando, compara el pequeño saldo de efectivo registrado en tu pequeño registro de efectivo con la cantidad real restante de efectivo  a través del arqueo de caja chica. Si los números no coinciden, eso significa que algo salió mal, y debe revisar cada gasto para cualquier discrepancia.

Los errores ocasionales pueden causar que el pequeño fondo de efectivo esté fuera de balance. La suma del efectivo y los recibos diferirá del saldo correcto de caja chica. Esto podría ser el resultado de errores simples, como errores matemáticos al realizar cambios, o tal vez alguien no proporcionó un recibo para un gasto adecuado. Cualquiera que sea la causa, el efectivo disponible debe ser devuelto al nivel adecuado.

La cantidad de dinero en caja, varía según las políticas internas de la empresa. Generalmente, las empresas establecen una asignación, según el tamaño y la frecuencia de las transacciones.

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Resumen

En resumen, el arqueo de caja chica es un proceso esencial en la gestión financiera de cualquier empresa, y Excel proporciona una herramienta poderosa y versátil para llevar a cabo este proceso de manera efectiva. Al seguir los pasos descritos anteriormente y aprovechar las capacidades de Excel, las empresas pueden garantizar la precisión y transparencia de sus registros financieros, lo que a su vez contribuye a una gestión financiera sólida y eficiente.

El uso de Excel para el arqueo de caja chica ofrece una serie de beneficios, incluida la facilidad de uso, la capacidad de mantener registros detallados y la posibilidad de realizar cálculos automáticos. Sin embargo, también es importante tener en cuenta algunas consideraciones, como la necesidad de mantener la seguridad de la hoja de cálculo para proteger la información financiera confidencial y la importancia de realizar arqueos periódicos para garantizar la precisión continua de los registros financieros.